Functiematrix en -beschrijvingen
De volledige functiematrix en functiebeschrijvingen zijn op te vragen bij HR.

Indiensttreding

Indiensttreding
We vragen je om je voor indiensttreding te identificeren door middel van een geldig paspoort, Europese identiteitskaart of rijbewijs. Ook vragen we je om je persoonsgegevens in Employes te controleren en zo nodig aan te vullen.

Wijzigen personalia
Vergeet niet om gedurende jouw dienstverband eventuele wijzigingen van jouw personalia (via Employes) aan ons te melden. Het gaat dan om wijzigingen, zoals:

• Wijzigingen van email en/of telefoonnummer
• Wijzigingen van adres
• Wijzigingen van bank-/girorekeningnummer
• Nieuw paspoort/ID/rijbewijs

Personeelsdossier
Bij indiensttreding wordt een personeelsdossier voor jou aangemaakt. Hierin worden de volgende gegevens van jou bewaard; naam, adres, geboortedatum, BSN nummer, bankrekeningnummer, telefoonnummer en e-mailadres. In de algemene verordering gegevensbescherming (AVG) is geregeld hoe wij, als werkgever, met jouw persoonsgegevens dienen om te gaan. Jouw NAW-gegevens, bankrekeningnummers, contactgegevens en salarisgegevens worden opgeslagen in Employes (ons verloningssysteem). Wij beloven plechtig jouw gegevens (verder) niet te zullen verstrekken aan derden, tenzij jij dat zelf zou willen. De bewaartermijn van deze gegevens is tot 5 jaar na je uitdiensttreding. Via Employes heb je altijd inzage in jouw eigen gegevens.

Einde proeftijd
Als jij een nieuwe medewerker bent met vaste uren op contract, krijg jij aan het einde van jouw proeftijd een evaluatiegesprek.

Voortgangs- en beoordelingsgesprekken
Als medewerker met uren op contract krijg je 2 gesprekken per jaar met jouw leidinggevende en/of HR manager. Mocht je behoefte hebben aan een tussentijds gesprek, dan mag je dit altijd aanvragen bij je HR manager of leidinggevende.

• Voortgangsgesprekken: In januari. Tijdens dit gesprek bespreken de werknemer en zijn/haar leidinggevende en/of HR manager gezamenlijk het functioneren van de werknemer en de voortgang van de tijdens het beoordelingsgesprek gemaakte afspraken.
• Beoordelingsgesprek: In augustus. Tijdens dit gesprek ontvangt de werknemer zijn/haar beoordeling ten aanzien van het afgelopen jaar van zijn leidinggevende en/of HR manager en worden afspraken gemaakt over het komende kalender jaar.

Voor de voortgang- en beoordelingsgesprekken wordt gebruik gemaakt van een standaard formulier, deze vind je in bijlage II. Tijdens de gesprekken komen ook de onderwerpen: toekomst en persoonlijke ontwikkeling van de werknemer aan bod. Ook is er altijd ruimte voor de werknemer om overige zaken te bespreken en feedback te geven.

Werkrooster
Door de leidinggevende of de HR manager wordt een dienst- en werkrooster gemaakt. Het dienst- en werkrooster wordt twee weken van tevoren aan de werknemer bekend gemaakt. Ook als het dienst- en werkrooster door de werkgever is vastgesteld, kunnen bedrijfsomstandigheden het noodzakelijk maken dat de werkgever het dienst- en werkrooster aangepast. Dit zal in overleg met de werknemer gebeuren. Vakantie of vrije dagen aanvragen dienen altijd via de mail op voorhand vrij gevraagd te worden, op de interne personeelspagina vind je hoe en bij wie dit kan.

De werknemer is verplicht om op tijd te komen en zich aan de vastgestelde dienst- en werkroosters te houden. Dit houdt in dat de werknemer tijdig (in uniform) vóór aanvraag van de werktijd aanwezig is op de afdeling. Wijziging van vrije dagen of uren is alleen toegestaan met toestemming van de leidinggevende.

Huis- en gedragregels
Huisregels van Smeer’m zijn opgesteld in een document en worden voor het tekenen van het arbeidscontract aan de werknemer verstrekt. Door het tekenen van de arbeidsovereenkomst geeft de werknemer aan kennis te hebben genomen van deze huisregels en akkoord te zijn deze regels na te leven.

Smeer’m stelt zich op als goed werkgever, dit betekent dat zij een veilige en prettige werkomgeving voor al haar werknemers creëert. Uitgangspunt hierbij is dat iedere werknemer met respect wordt behandeld.

Wij verwachten van jou:

• Representatieve kleding en verzorging, die past bij de functie die je hebt;
• Correct, vriendelijk en klantgericht gedrag;
• Respectvol gedrag naar klanten/gasten, collega’s en leidinggevenden.

Vertrouwenspersoon
Op dit moment is er binnen onze organisatie nog geen vertrouwenspersoon aangewezen. We zijn ons bewust van het belang van een vertrouwenspersoon en zijn actief bezig met het invullen van deze rol.

Mocht je in de tussentijd behoefte hebben aan een vertrouwelijk gesprek of ondersteuning, neem dan contact op met de HR manager of je leidinggevende. Zij kunnen je helpen bij het vinden van passende ondersteuning buiten de organisatie indien nodig.

Vakanties en vrije dagen 2025
In bijlage III vindt je het overzicht van vakanties en vrije dagen waarop Smeer’m volledig gesloten is, zodat je dus niet vrij hoeft te vragen.

Uitdiensttreding

Opzeggen met arbeidscontract voor bepaalde tijd
De arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege door het verstrijken van de tijd waarvoor deze is aangegaan. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan tussentijds, met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn schriftelijk tegen het einde van de kalendermaand worden opgezegd, mits die mogelijkheid in de arbeidsovereenkomst is opgenomen.

Opzeggen met vast contract
Houd er bij het beëindigen van het contract rekening mee dat de opzegging minimaal een maand van tevoren moet plaatsvinden, voor een dienstverband van 5 jaar of minder wordt altijd 1 maand opzegtermijn in rekening gebracht. De laatste dag van de kalendermaand waarin jouw opzegtermijn afloopt, is de laatste dag van jouw dienstverband.

Indien wij het contract voor onbepaalde tijd zouden willen opzeggen, moeten wij eveneens de wettelijke of overeengekomen opzegtermijn in acht nemen. Voor ons geldt als wettelijke opzegtermijn:

• Minder dan 5 jaar in dienst: 1 maand opzegtermijn;
• 5 tot 10 jaar in dienst: 2 maanden opzegtermijn;
• 10 tot 15 jaar in dienst: 3 maanden opzegtermijn;
• 15 jaar of langer in dienst: 4 maanden opzegtermijn.

Uiteraard geldt hierbij wel dat wij meestal pas het contract kunnen opzeggen nadat wij hiervoor toestemming hebben gekregen van het UWV of de rechter. Het UWV of de rechter toetst dan of er voldaan is aan één of meer van de in de wet genoemde ontslaggronden en controleert of er geen sprake is van een zogenaamd opzegverbod. Er moet dan dus eerst een ontslagprocedure bij het UWV of ontbindingsprocedure bij de rechter opgestart en met succes afgerond zijn voordat wij je contract kunnen opzeggen.

Ook kunnen we gezamenlijk afspreken om het arbeidscontract te beëindigen en de voorwaarden waaronder dit gebeurt vastleggen in een vaststellingsovereenkomst, vaak met behoud van het recht op een WW-uitkering.

Transitievergoeding (WWZ regeling)
Sinds 1 juli 2020 is het ontslagrecht in Nederland aangepast. Vanaf deze datum dient de werkgever een transitievergoeding aan de werknemer te betalen als de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever wordt opgezegd/ontbonden of als een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd na 24 maanden of langer niet wordt verlengd door de werkgever. De transitievergoeding is bedoeld om de werknemer te helpen snel ander werk te vinden.

Eindafrekening
De werkgever rekent per laatste datum van het dienstverband de niet genoten vakantiedagen en het pro rata deel van de vakantietoeslag met de werknemer af. Door de werkgever zal hetgeen de werknemer aan de werkgever verschuldigd is, zoals door haar betaalde voorschotten, vergoedingen, min-uren, schade als gevolg van het niet tijdig inleveren van bedrijfseigendommen (deze dienen uiterlijk een week na de laatst gewerkte dag ingeleverd te worden bij de leidinggevende) of het inleveren van beschadigde bedrijfseigendommen, niet gewassen kleding, boetes of studiekosten, worden verrekend met de eindafrekening.

Primaire arbeidsvoorwaarden

Salaris

Het (bruto) salaris van de werknemer wordt vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Het nettoloon van alle vaste medewerkers wordt uiterlijk de 24^e van iedere kalendermaand overgemaakt naar het door jou opgegeven bank- of girorekeningnummer. Afhankelijk van jouw rol, worden overuren uitbetaald (of mag je hier tijd voor tijd voor opbouwen). Voor flexmedewerkers wordt het nettoloon uiterlijk de 3^e van de daaropvolgende maand overgemaakt.  De loonspecificaties zijn altijd terug te vinden via jouw persoonlijke login op de Employes website.

Salarisverhoging
Jouw functie valt binnen een salarisschaal zoals vermeld in je arbeidsovereenkomst. Je begint in periodiek 1 en zal, bij goed functioneren, jaarlijks één periodiek stijgen volgens de actuele loontabel van de horeca CAO. Deze periodieke verhoging gebeurt automatisch, tenzij anders gecommuniceerd; in dat geval word je minimaal een maand van tevoren geïnformeerd.

Overuren
Het kan wel eens voorkomen dat je jouw werkzaamheden niet binnen de contractuele tijd afkrijgt. In dat geval zouden wij het erg waarderen als je samen met ons een stapje extra zet. Afhankelijk van jouw functie krijg je overuren uitbetaald of kun je deze omzetten in compensatie-uren (t.v.t.). Elke maand worden alle overuren boven je contractuele uren uitbetaald (behalve bij medewerkers met een school-contract). Stel bv dat je een contract hebt voor 32 uur per week, dan worden alle overuren boven de 32 uur als overuren uitbetaald. Als de medewerker ervoor kiest om de overuren niet uitbetaald te krijgen, kan dit schriftelijk worden aangevraagd voor de 20^e van de maand bij Martine. In de aanvraag moet worden aangegeven hoeveel overuren je wilt laten staan en wat de reden hiervoor is.

Vakantie en verlof

Jij hebt als fulltimer jaarlijks recht op 25 vakantiedagen (o.b.v. 38 uur), de werknemer wordt verzocht deze deels op te nemen in de kerstvakantie. Als parttimer ontvang je het aantal vakantiedagen naar ratio. Werk jij dus 4 dagen per week, dan ontvang jij op jaarbasis 20 vakantiedagen. We begrijpen dat het soms lastig kan zijn om al je vakantiedagen binnen één kalenderjaar op te nemen. Daarom bieden wij de mogelijkheid om niet-opgenomen vakantiedagen over te dragen naar het volgende jaar. Wettelijke vakantiedagen die je niet hebt opgenomen, vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin je ze hebt opgebouwd. Vakantiedagen die je bv. in 2024 hebt opgebouwd, vervallen op 1 juli 2025.

Medewerkers met een nul-uren-contract hebben geen recht op vakantiedagen. Als medewerker met een nul-uren-contract krijg je maandelijks de vakantierechten van 10,64% over jouw salaris uitbetaald.

Feestdagen

Er zijn 9 feestdagen: nieuwjaarsdag, eerste en tweede paasdag, Hemelvaartsdag, eerste en tweede pinksterdag, Koningsdag en eerste en tweede kerstdag. Feestdagen zijn in horeca CAO geen verplichte vrije dagen. Als deze dagen op een doordeweekse dag vallen, telt dit als een reguliere werkdag.

Voor het feitelijk werken in een dienst die begint op een feestdag, met uitloop van de dienst na 24.00 uur, geldt als compensatie:

• Tijd voor tijd: voor elk uur werken op de feestdag met uitloop van de dienst;, 1 uur vervangende doorbetaalde vrije tijd.
• Tijd voor binnen 3 maanden na de feestdag niet mogelijk: 50% toeslag op het uurloon van de uren werken op de feestdag en de tijd voor tijd vervalt.

De feestdagencompensatie geldt niet voor de werknemer die (nog) geen vakkracht is.

Weekenden

Voor grote aanvragen willen we in het weekend graag open zijn. Daarom maken we voor een half jaar vooruit een persooneels weekendplanning, waarin iedereen ongeveer één keer per maand een bereikbaarheidsdienst heeft.

Planning & Verantwoordelijkheden:

• Je bent zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van alle weekenden die je niet kan/wil werken. Dus ook de weekenden van de schoolvakanties en je eigen vakantie (ook al heb je deze al doorgegeven).
• Elk weekend heeft één vloermedewerker en één keukenmedewerker bereikbaarheidsdienst.
• Bij een aanvraag werken jullie allebei, of één van beiden, afhankelijk van de aanvraag en in overleg.
• Het zal altijd maar één weekenddag per weekend zijn.
• Bij kleinere aanvragen waarvoor we flexkrachten kunnen inzetten, fungeert één van jullie als aanspreekpunt voor zowel flexkrachten als de klant. Dit betekent dat jij wordt gebeld en kunt schakelen met de flexers en/of de klant wanneer er vragen zijn of er iets misgaat.
• Is er geen aanvraag? Dan ben je lekker vrij!

Ruilen van bereikbaarheidsdiensten:
Wil je een weekend bereikbaarheidsdienst ruilen? Dat kan! Mail even je verzoek met wie je zou willen ruilen en welk weekend naar caro@smeer-m.nl

Telefoondienst en bereikbaarheid:
De telefoon wordt in het weekend doorgeschakeld naar de vloermedewerker met bereikbaarheidsdienst.

• Bij een aanvraag: houd je de telefoon bij de hand voor vragen en/of eventuele problemen.
• Staat er geen aanvraag: De telefoon is alleen voor noodgevallen in het weekend. Mocht iemand bellen, kun je hen vriendelijk vragen een mail te sturen voor maandag.
• Gemiste oproep? Geen probleem. App het nummer naar Helene, zodat zij maandagochtend terug kan bellen.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Reiskostenvergoeding & Fietsplan

Reiskostenvergoeding

Binnen een straal van 5 km (berekend op basis van de kortste route), met medewerkers die de mogelijkheid hebben om op de fiets te komen, betalen we geen reiskostenvergoeding. Wel kunnen deze medewerkers voor €10,- per maand via ons een abonnement afsluiten in de Zwijsen garage zodat je voor €1,- per uur kunt parkeren. Medewerker betaalt dit zelf. Overige niet noodzakelijke reiskosten woonwerk verkeer zijn niet declarabel.

Medewerkers die buiten een straal van 5 km (berekend op basis van de kortste route) wonen en met de auto of scooter naar werk komen; kunnen reiskosten declareren voor 0,25 cent per km. Dit moeten zij maandelijks via een declaratieformulier indienen. Daarnaast kan Smeer’m een abonnement afsluiten in de Zwijsen garage voor €10,- per maand. De helft van de gemaakte parkeerkosten o.b.v. contract uren per maand worden ook door Smeer’m vergoed. De door boven gemaakte parkeerkosten zijn voor werknemer (deze bedragen €0,50 cent per uur) en worden ingehouden van het salaris. Medewerkers hebben ook de mogelijkheid om te kiezen voor een NS-trajectvrij abonnement, waarvan de kosten (gedeeltelijk) worden vergoed door Smeer’m. Als de medewerker voor een NS-trajectvrij abonnement kiest, kan geen abonnement voor de Zwijsen garage afgesloten worden en worden geen kilometers vergoed. De reiskostenvergoeding is gemaximeerd op €100 per maand.

Fietsplan

We bieden een fietsplan aan in de vorm van een renteloos voorschot. Smeer’m kan een lening verstrekken tot €1.000 zonder rente, die je in termijnen kunt terugbetalen. Tot de laatste betalingstermijn blijft de fiets eigendom van Smeer’m. Bij voortijdig vertrek uit dienst moet het openstaande bedrag uiterlijk op de datum dat je uit dienst treedt worden voldaan.

Voorwaarden fietsvergoeding:

Als je buiten een straal van 5 kilometer van Smeer’m woont, ontvang je een eenmalige vergoeding van €100 voor de aanschaf van een fiets.

Zodra je gebruik maakt van deze fietsvergoeding, kun je geen aanspraak meer maken op de kilometervergoeding voor reizen met de auto of scooter.

Let op: Er kunnen maximaal 3 fietsen tegelijk in de lease. Wanneer dit maximum is bereikt, wordt er een wachtlijst opgesteld. Bij extra belangstelling krijgen voorrang:
* Medewerkers die het verste van Smeer’m wonen (minstens 5 kilometer afstand).
* Medewerkers met de langste diensttijd.

Personeelscondities

Dranken: Voor personeel zijn koffie, thee, water en limonade beschikbaar. Als je iets anders wilt drinken, laat het ons weten zodat we grote flessen kunnen bestellen. Op de lunchzaak worden andere drankjes altijd aangeslagen op de kassa onder personeelseten. Je mag na werktijd altijd 2 sluitdrankjes pakken, zorg dat dit altijd binnen de vestiging en netjes blijft.

Pauzes: Als je dienst langer dan 5,5 uur duurt, heb je recht op een pauze van 30 minuten. Voor flexmedewerkers geldt: Geef het aan bij je leidinggevende door wanneer je pauze wilt nemen; hij of zij zal aangeven wat het geschikte moment hiervoor is. Voor flexmedewerkers wordt de pauze altijd geregistreerd in L1nda. Je ben hierin vrij om 15 minuten, 30 minuten of geen pauze te pakken.

Voor medewerkers met uren op contract hoeft een lunchpauze niet geregistreerd te worden, mits hier verantwoord mee wordt omgegaan. Tijdens je lunchpauze vragen we je wel stand-by te staan voor vragen van gasten & Flexmedewerkers en voor het afhandelen van last-minute aanvragen, zowel in de lunchzaak als in de catering. Wil je tijdens je pauze liever niet stand-by staan? Overleg dit dan even met je leidinggevende en registreer dan je pauze in L1nda.

Maaltijden: Als je dienst tijdens een maaltijd valt, zorgen wij voor eten. Het keukenpersoneel zal aangeven wat er beschikbaar is.

Maaltijden en dranken worden door de werkgever verstrekt en Smeer’m vraagt hier een vergoeding voor die door de Belastingdienst is vastgesteld. De kosten voor deze vergoeding bedragen €1,50 per dag, dit is redelijk schappelijk aangezien de wettelijke norm op €3,90 ligt.

Personeelskorting

Wil je gebruik maken van de lunchzaak? Dan zijn hier de kortingsregelingen:

• Vaste medewerkers ontvangen 25% korting op hun eigen feestjes/evenement.
• Ex vaste medewerkers ontvangen 10% korting op hun eigen feestje/evenement.

Als je buiten werktijd komt lunchen, krijg je 50% korting op je eigen lunch. Daarnaast mag je per maand drie drankjes weggeven aan vrienden en/of familie, met een maximum van tien per jaar. We willen graag dat je je vrij voelt om vrienden en familie uit te nodigen om te komen lunchen en een drankje van het huis te geven. Meld dit op voorhand bij de bedrijfsleider in de lunchzaak. Drankjes van het huis moeten altijd aangeslagen worden in de kassa.

Het gebruik van de Smeer’m bus voor privégebruik is helaas niet mogelijk.

Declaraties

Fijn als je bereid bent om iets voor te schieten. Je kunt dit uiteraard gelijk declareren. In principe is er op elke vestiging een pinpas beschikbaar, deze kan je ook altijd vragen bij je leidinggevende. Vergeet niet om de bon goed te bewaren! Voor het indienen van declaraties is het noodzakelijk dat ze binnen 4 weken na de betreffende activiteit worden ingediend, en deze moeten vergezeld gaan van originele bewijsstukken zoals facturen, bonnen, vervoersbewijzen en declaratieformulieren. Dien je declaratie in bij Lizzy op administratie@smeer-m.nl.

Thuiswerken

Smeer’m is toegewijd aan het creëren van een flexibele werkomgeving voor al onze medewerkers. Als onderdeel van dit streven bieden wij de mogelijkheid tot thuiswerken, wanneer je functie (werkzaam- en verantwoordelijkheden) dat toelaat. Je hebt de mogelijkheid om één dag per week thuis te werken i.o.m. je leidinggevende kan deze dag bepaald worden. De mogelijkheid om thuis te werken wordt gezien als een extra voordeel voor de medeweker, zonder extra financiële compensatie. Geef altijd in L1nda aan op welke dag je thuiswerkt en zorg ervoor dat er nooit meerdere personen op dezelfde dag thuiswerken. Als er al iemand voor die dag thuiswerken heeft gepland, zul jij een andere dag moeten kiezen. Dit doen we om te voorkomen dat niemand op kantoor meer stand-by staat. Ook kan het altijd voorkomen dat je in nood toch wordt gevraagd naar kantoor te komen, dit om de flexibiliteit te waarborgen.

Buitengewoon verlof met behoud van loon

Je hebt volgens het horeca CAO recht op buitengewoon verlof met behoud van loon in de volgende gevallen, tenzij het buitengewoon verlof samenvalt met een werkdag waarop je gebruikelijk niet werkt:

• 4 dagen, maar in ieder geval de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis, bij overlijden van je partner of (stief)kind
• 2 dagen bij overlijden van één van je (schoon)ouders
• 1 dag bij begraven of cremeren van je broer, zwager, (schoon)zuster of eigen grootouder
• 1 dag bij je huwelijk of het aangaan van een geregistreerd partnerschap of dat van je (stief)kind, broer, zus of (schoon) ouder
• 1 dag bij je 25-, 40-, 50- of 60-jarig huwelijk of geregistreerd partnerschap, o dat van je kinderen, (schoon)ouders of grootouders

Het verlof neem je op de dag van de gebeurtenis. In geval van meerdere dagen verlof neem je deze aansluitend achter elkaar op.

Ziekte en bezoek (tand)arts

Wanneer je ziek bent dien je dit zo spoedig mogelijk (minimaal 1 uur voor aanvang van je werkdag of dienst) telefonisch aan je direct leidinggevende door te geven. Er geldt 1 wachtdag bij ziekteverzuim. Na een week ziekte wordt het loon verlaagd tot 70% (dit zal echter nooit onder het minimumloon uitkomen), en wordt er een melding gemaakt bij het UWV. Het volledige verzuimprotocol vind je in bijlage I.

Als de werknemer zich tijdens de arbeidsongeschiktheid zodanig gedraagt, dat daardoor de genezing kan worden belemmerd of vertraagd (hetgeen het geval kan zijn door bijvoorbeeld deel te nemen aan feesten of nevenactiviteiten) kan de werkgever, naar aanleiding van een advies van de bedrijfsarts de loondoorbetaling staken.

Indien de werknemer arbeidsongeschikt is en de wens heeft om op vakantie te gaan, dient daarvoor toestemming gegeven te worden door de HR manager, eventueel nadat de bedrijfsarts heeft vastgesteld dat dit opnemen van vakantie het herstel niet belemmert of vertraagt. De periode dat de werknemer afwezig is vanwege vakantie, zal ten koste van het vakantietegoed gaan.

Bezoek (tand)arts
Een bezoek aan de (tand)arts dient – waar mogelijk- buiten werkuren plaats te vinden. Indien dit gezien je werktijden niet mogelijk is , probeer je een afspraak in te plannen aan het einde van je werkdag. Je vraagt vrij bij je direct leidinggevende of bij de HR manager.

Medische ingreep
Wanneer jij vanwege medische redenen genoodzaakt bent om een medische operatie te ondergaan, dien je je ziek te melden. Zowel de ingreep als de herstelperiode wordt als ziekte aangemerkt. Als deze ingrepen geen medische achtergrond hebben (maar cosmetisch zijn), dan dien je daarvoor vakantiedagen op te nemen.

Frequent verzuim
Wanneer er sprake is van frequent (>3x per jaar) en kortdurend (<7 dagen per week) ziekteverzuim (lees; je bent regelmatig kortstondig ziek), dan zal er een ‘frequent verzuimgesprek’ ingepland worden. Doel van dit gesprek is het achterhalen van beïnvloedbare oorzaken en het ondernemen van acties teneinde een volgende ziekmelding te voorkomen vanuit de overtuiging dat frequent verzuim beïnvloedbaar is. Dit gesprek zal tevens worden vastgesteld in jouw personeelsdossier.

Privacy en geheimhouding & veiligheid

Portretrecht
Je werkt bij een bedrijf waar we af en toe foto’s of filmpjes van de producten/diensten en daarmee ook van jou maken. Jij bent ons gezicht. Dat zetten we – in overleg met jou – op onze website of social media. Je doet derhalve gedurende jouw dienstverband afstand van het portretrecht, tenzij in jouw arbeidsovereenkomst anders is overeengekomen.

In beginsel doe jij ook afstand van je portretrecht voor de periode na jouw dienstverband. Als jij ons echter na het einde van je dienstverband verzoekt om de foto’s die van jou op één van onze social media kanalen staan te verwijderen, dan zullen wij dit doen. Dit geldt overigens enkel voor foto’s waarop jij goed te identificeren bent, dus niet voor bijv. eventuele groepsfoto’s. Daarnaast zullen wij eventueel filmmateriaal (denk aan productfilmpjes) van jou niet verwijderen.

Geheimhouding
Natuurlijk schreeuw je het liefst van de daken hoe geweldig het bij ons is. Maar vaak is het belangrijk dat plannen, klanten, processen, recepten en resultaten geheim blijven. Jij bent dan ook verplicht om zowel tijdens als na beëindiging van je arbeidsovereenkomst aan derden geen enkele mededeling te doen omtrent alle aangelegenheden betreffende de zaken en belangen van Smeer’m.

Uitklok registratie
Medewerkers worden verzocht zich uit te klokken in L1nda gelijk na hun dienst. Zo kan jouw leidinggevende eind van de dag of de volgende ochtend de uren accorderen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van je werktijden en pauzes.

Bedrijfsongeval
In geval van een bedrijfsongeval dien je onmiddellijk je leidinggevende of eerstverantwoordelijke persoon op de hoogte te stellen. Zorg voor directe medisch hulp indien nodig, het welzijn van de medewerker staat voorop. Vul zo spoedig mogelijk een bedrijfsongeval rapport in en dien dit in bij de HR-afdeling. In het rapport moeten details over het ongeval, getuigenverslagen en andere relevante informatie worden opgenomen. Wij zullen alle redelijke stappen ondernemen om de veiligheid op de werkvloer te waarborgen, mocht je suggesties hebben, meld dit dan bij de HR-afdeling.

Brandprocedure
Ben op de hoogte van nooduitgangen, brandblusapparatuur en andere noodvoorzieningen op je werkplek. Bij het ontdekken van brand dien je onmiddellijk het brandalarm te activeren en hulpdiensten te bellen. Vermijd paniek en volg de aangewezen evacuatieroutes naar de verzamelplaats buiten het gebouw. Gebruik geen liften tijdens een brandalarm en help indien mogelijk anderen bij het verlaten van het gebouw.

Ongewenst gedrag, discriminatie
Binnen Smeer’m wordt agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag – op welk niveau dan ook- niet geaccepteerd. Wij vinden dit logisch. Afhankelijk van de zwaarte van de klacht(en) kunnen wij sancties opleggen aan degene tegen wie een gegronde klacht is gericht. Deze sancties zijn:

• Officiële waarschuwing;
• Schorsing of non-actiefstelling.

Meenemen of ontvreemden van spullen van anderen
Het is de werknemer verboden om eigendommen van Smeer’m mee te nemen; hieronder vallen ook restanten van voedsel en dranken (dit mag alleen met akkoord van je leidinggevende). Bij het moedwillig beschadigen van eigendommen van Smeer’m kan de werknemer aansprakelijk gesteld worden voor de reparatie- of vernieuwingskosten. Bij indiensttreding worden aan de nieuwe werknemer middelen verstrekt die volgens een bruikleenformulier worden geregistreerd en ondertekend. Bij uit dienst treden dienen alle eigendommen van Smeer’m uiterlijk 1 week na de laatste contactdag van het dienstverband ingeleverd te worden zoals geregistreerd in het bruikleenformulier.

Alcohol/drugs
Het is de werknemer ten strengste verboden om tijdens het werk alcohol of drugs van enige soort te nuttigen en/of te gebruiken, dan wel te verhandelen of op het werk te verschijnen onder invloed van alcohol en/of drugs. Overtreding van deze bepaling kan leiden tot ontslag (op staande voet).

Overige afspraken

Roken
Roken is toegestaan in het door jouw leidinggevende aangegeven moment. Zorg dat een rookpauze zodanig wordt ingepland dat je niet direct daarna contact hebt met gasten. Roken is altijd uit het zicht van de gast en bij voorkeur ook niet in zichtbare Smeer’m kleding. Was na je rookpauze altijd gelijk je handen. Gelieve je sigarettenpeuken op te ruimen na het roken!

Fooien, geschenken en/of uitnodigingen
Natuurlijk is het leuk als je fooi ontvangt van een klant. Je dient altijd beleefd en professioneel om te gaan met het ontvangen van fooien en het direct te melden bij je leidinggevende. We delen fooien onder het personeel. Ook dien je voorzichtig en terughoudend om te gaan met geschenken van klanten, leveranciers of zakelijke relaties. Geschenken met een waarde van meer dan een symbolisch bedrag dienen te worden gemeld aan de leidinggevende. Uitnodigingen voor evenementen, diners of andere sociale bijeenkomsten van klanten, leveranciers of andere zakelijke contacten dienen met discretie te worden behandeld. Stel je leidinggevende altijd op de hoogte.

Computer/telefoon gebruik
Het is de werknemer niet toegestaan de telefoon van de werkgever te gebruiken anders dan voor de werkzaamheden. Slechts in zeer dringende gevallen is het, na toestemming van leidinggevende, toegestaan om privégesprekken te voeren. Bovenstaande is ook van toepassing tijdens werktijden voor gebruik van (privé) mobiele telefoons. Leidinggevende & bezorgers moeten ten allen tijden bereikbaar zijn op de werkvloer.

Boetes in het verkeer
Het is de verantwoordelijkheid van alle werknemers die bedrijfsvoertuigen besturen om zich te houden aan de geldende verkeersregels en -voorschriften. Smeer’m draagt de verantwoordelijkheid voor boetes die direct verband houden met de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten. Werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor boetes die voortkomen uit hun persoonlijke gedrag tijdens het besturen van een bedrijfsvoertuig, zoals bij fout parkeren, te hard rijden, of het gebruik van een mobiele telefoon gebruik achter het stuur. De eerste verkeersboete die voorkomt uit persoonlijk gedrag tijdens het besturen van een bedrijfsvoertuig nemen wij (redelijkerwijs) voor onze rekening. Voor eventuele volgende boetes ben je zelf verantwoordelijk. Let daarom goed op en houd je aan alle verkeersregels.

Giften voor afscheid:

• Vaste medewerkers: een afscheidscadeau van €20,- per dienstjaar en een afscheidsborrel.
• Flexmedewerkers: een afscheidspresentje van €10,- voor alle flexmedewerkers die 200 uur of meer hebben gewerkt.
• Voor flexmedewerkers met een onbepaalde tijd contract hanteren wij een afscheidspresentje van €5,- per dienstjaar bovenop het normale afscheidspresentje.

Giften voor jubileum voor vaste medewerkers:

• 5 jaar: €100,- cadeau & een borrel in de lunchzaak.
• 10 jaar: €100,- cadeau & een etentje met de afdeling.

Bijlage I: Verzuimprotocol

De ziekmelding
Je meldt je persoonlijk en zo spoedig mogelijk, in ieder geval 1 uur voor aanvang van je dienst en uiterlijk voor 10:00 ’s ochtends, telefonisch ziek bij jouw directe leidinggevende. Ben jij een medewerker met een nul-uren-contract, dan dien je ziekte minimaal 1 uur voor aanvang van je dienst aan jouw direct leidinggevende telefonisch door te geven. Laat tijdens je ziekte altijd de dag vóór je ingeroosterde werkdag weten of je verwacht de volgende dag nog steeds ziek te zijn. Als een medewerker tijdens werktijd ziek wordt, meldt hij/zij zich persoonlijk af bij zijn directe leidinggevende.

Graag ontvangen we dan de volgende informatie van jou:

• Je eerste ziektedag;
• De reden van ziekte (je bent hiertoe niet verplicht);
• De vermoedelijke duur van het verzuim;
• Of je in staat bent vervangend (aangepaste) werkzaamheden te verrichten;
• Of er maatregelen getroffen moeten worden, zoals werk overnemen of afspraken afzeggen.

Mocht je de voicemail treffen, spreek deze dan in en vermeld het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent. Zet ook een appje in de groepsapp (dat er vervanging gezocht wordt voor je dienst) en of iemand van de leidinggevende jou terug kan bellen. We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.

Wanneer er sprake is van een ongeval (in of buiten werktijd) dat door een ander is veroorzaakt en waardoor je (tijdelijk) niet kunt werken, dan maken we daar een melding van.

Wij hebben het recht om per ziekteperiode één wachtdag in aanmerking te nemen. Als er tussen twee ziekteperiodes minder dan 4 weken zitten, tellen deze als 1 ziekteperiode. Wanneer er een wachtdag wordt toegepast, betekent dit dat er voor die dag geen uren worden uitbetaald, tenzij je die dag toch nog gewerkt hebt.

Ben je langer dan een week ziek? Dan gaat je ziekmelding automatisch naar het UWV. Let op: Vanaf dan krijg je dus ook maar 70% van je loon. Dit zal echter nooit minder zijn het dan Wettelijk minimum loon.

Ziekmelding vanuit het buitenland
Voor een ziektemelding vanuit het buitenland gelden dezelfde regels als voor een ziekmelding vanuit Nederland. Dus word je tijdens je vakantie ziek, dan meld je dit direct op de eerste dag bij jouw leidinggevende.

Daarnaast moet je zo snel mogelijk een lokale arts inschakelen voor een medische verklaring. Na terugkomst moet je deze verklaring overhandigen aan HR.

Arbodienst bij langdurig verzuim
Wanneer de bedrijfsarts de medewerker vraagt om meer (medische) informatie over de reden van het verzuim, is de medewerker verplicht hieraan mee te werken. Is hij daartoe niet in staat, bijvoorbeeld door opname in een ziekhuis, dan moet iemand anders de informatie verstrekken. Deze informatie is alleen bestemd voor de arbodienst.

Spreekuur arbodienst
Zo nodig ontvangt de medewerker een oproep voor het spreekuur van de arbodienst. Bij verhindering licht de medewerker de arbodienst zo spoedig mogelijk telefonisch in (eventueel via de werkgever). Bij volledige werkhervatting hoeft de medewerker niet op het spreekuur te verschijnen, maar laat hij dit wel zo spoedig mogelijk telefonisch weten aan de arbodienst. De medewerker en werkgever ontvangen terugkoppeling van de arbodienst over wat er is afgesproken tijdens het spreekuur.

Medisch onderzoek, probleemanalyse, analyse en plan van aanpak
Als een medisch onderzoek nodig is om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, is de medewerker verplicht hieraan mee te werken. Het medische onderzoek wordt gedaan door, of in opdracht van, de bedrijfsarts van de arbodienst. Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft de arbodienst een advies over het werkhervattingstraject. Dit advies wordt verstrekt aan de werkgever en de medewerker volgens de geldende privacyregels. Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies maken de werkgever en de medewerker samen een plan van aanpak. Zodra dit plan door beide partijen is vastgesteld ontvangt de arbodienst hiervan een afschrift.

Herstel/re-integratie bij langdurig verzuim
Afhankelijk van de beperkingen van de medewerker kan de arbodienst adviseren om bepaalde acties (interventies) in te zetten. Bij langdurige verzuimgevallen kan de arbodienst re-integratietrajecten voorstellen. Het doel is de duur van het verzuim te verkorten en het herstel te bespoedigen. De werkgever en de arbodienst leggen alle inspanningen vast in een re-integratiedossier. Dit kunnen gesprekverslagen zijn, maar ook terugkoppelingen van (evaluatie) spreekuren en bijstellen van het vastgestelde plan van aanpak, evenals van de eerstejaarsevaluatie. Dit is nodig voor een eventuele WIA-uitkering na twee jaar arbeidsongeschiktheid.

Contact met leidinggevende
De werknemer neemt regelmatig, ten minste 1x per week, fysiek contact op met de leidinggevende over de voortgang. Tijdens het herstelproces en de re-integratieactiviteiten hebben de medewerker en de arbodienst ook regelmatig contact. Daarnaast heeft de arbodienst ook regelmatig contact met de leidinggevende om te kijken wat er gedaan kan worden aan de terugkeer van de medewerker.

Verantwoordelijk
De medewerker en werkgever zijn samen verantwoordelijk voor het herstel en een zo spoedig mogelijke verantwoorde terugkeer naar het werk. Zij werken samen aan de begeleiding en activiteiten die hierop gericht zijn, zoals training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. De medewerker stelt zich actief op in dit proces.

Genezing niet belemmeren
Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werkt de medewerker optimaal mee aan zijn herstel en houdt hij zich aan de afspraken die zijn gemaakt met de bedrijfsarts van de arbodienst en zijn werkgever. Tijdens ziekte mag de medewerker geen arbeid verrichten, behalve wanneer dit is voorgeschreven in het belang van zijn gezondheid of wanneer hij hiervoor toestemming heeft gekregen van de arbodienst.

Herstel
De bedrijfsarts adviseert over de mogelijke datum waarop de medewerker het werk kan hervatten. Is de medewerker niet in staat om op de afgesproken dag weer aan het werk te gaan, dan:

• licht de medewerker onmiddellijk de directe leidinggevende in; en
• licht de medewerker zo spoedig mogelijk de arbodienst telefonisch in.

Zodra de medewerker weer in staat is om te werken, meldt hij zich beter bij zijn directe leidinggevende. Bij gedeeltelijke werkhervatting is overleg met de bedrijfsarts gewenst.

Vakantie tijdens ziekte
Wanneer een medewerker op vakantie wil gaan tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid, heeft hij hiervoor toestemming nodig van zijn van directe leidinggevende. Die kan zich baseren op het advies van de arbodienst.

Bezwaren en  klachten
Als een medewerker het niet eens is met adviezen of uitspraken van de arbodienst of met voorstellen of activiteiten van zijn werkgever kan hij een deskundigenoordeel (second opinion) aanvragen bij het UWV. De kosten hiervan zijn voor de medewerker en zijn op te vragen bij het UWV.

Sancties
Houdt een medewerker zich niet aan de afspraken van het protocol of werkt hij niet voldoende mee aan zijn herstel, dan kan dit leiden tot een waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, heeft de werkgever het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten.

Privacy
De arbodienst ziet erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. In het privacyreglement is precies vastgelegd wie bepaalde gegevens mag inzien, hoe lang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie. Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van de arbodienst die gehouden zijn aan het beroepsgeheim en die diensten voor de arbodienst verrichten. In bepaalde situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk achten bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om beperkingen aan te geven voor werkaanpassing. Dan wordt altijd eerst aan de medewerker om toestemming gevraagd.